Hvis du overgiver arbejdsgiveropgaven

Hvis du overgiver arbejdsgiveransvaret til en anden part, skal du ingdå en kontrakt. Hvad skal skal du være opmærksom på i den forbindelse?

Hvis du i din BPA-ordning vælger at overgive arbejdsgiveransvaret til en nærtstående, en forening eller en privat virksomhed, skal du indgå en kontrakt med den pågældende part.
Denne kontrakt skal tage afsæt i BPA håndbogen i Silkeborg Kommune omkring lønforhold, lønsatser, opsigelsesvarsler, brug af vikar, brug af vikarbureau, opfølgning på sygefravær, overholdelse af hviletidsregelsættet, regler omkring fridøgn mv.
Her nævnes forskellige emner, kontrakten bør indeholde (bemærk denne liste er ikke udtømmende blot vejledende):
•    En beskrivelse af de opgaver, BPA-hjælperne skal udføre hos dig.

•    Hvordan de forskellige opgaver, bliver leveret hos dig.

•    Om der er behov for særlige kvalifikationer hos de BPA-hjælpere, der er ansat hos dig. Du kan ikke lave aftale omkring aflønning af BPA-hjælpere med en bestemt uddannelse, da dette kun er muligt, hvis din    rådgiver har bevilget dette i din BPA-ordning.

•    Oversigt over hvad det koster incl regnskab mv. (bemærk prisen kan ikke overstige administrationsbidraget, som fremgår af din økonomiskeudmåling)
Arbejdsgivers forpligtelser i forbindelse med fastsættelse af opsigelsesvarsel af aftalen (opsigelsesvarslerne fremgår på BPA-hjemmesiden)
Om der er behov for arbejdsredskaber i dit hjem for at arbejdet kan foregå på en forsvarlig måde.

•    Vikardækning herunder anvendelse af vikarbureau.
Du skal selv kontakte anden part, hvis du ønsker overgivelse af arbejdsgiveransvaret.
Vær opmærksom på den økonomiske ramme i din BPA
Det er meget vigtigt, at du er opmærksom på, at du ikke ved indgåelse af kontrakt med anden part, bliver forpligtet økonomisk udover den ramme, din bevilling er på. Du kommer selv til at hæfte for eventuelle overskridelser af bevillingen.
Herunder skal du være opmærksom på at det er dig, der skal gøre den anden part opmærksom på de vilkår Silkeborg Kommune har på BPA området. Du skal gøre opmærksom på vilkårene der fremgår af BPA-hjemmesiden og ligeledes rammerne i din bevilling, økonomiske udmåling. Du har ansvaret for at udlevere din økonomiske udmåling til anden part, så anden part har mulighed for at se, hvordan din bevilling er sammensat med hensyn til fordeling af timer m.m.
Silkeborg Kommune opfordrer til, at du inden du kontakter anden part, tager kontakt til den økonomiske-, administrative BPA-medarbejder, for at få en opdateret og gældende orientering omkring lønsatser.
Anden part og overenskomst på BPA-hjælperområdet
Du kan komme ud for, at en forening eller en privat virksomhed har indgået overenskomst på BPA-hjælperområdet. Denne overenskomst kan indeholde, at BPA-hjælperne får en højere aflønning med hensyn til grundløn, tillæg eller har nogle tillæg for andre ulemper, arbejdsforhold end den overenskomst Silkeborg Kommune læner sig op ad på BPA-området.
Hvis dette er tilfældet, er det meget vigtigt, at du husker, at du ikke har mulighed for at indgå en kontrakt, der indeholder andre vilkår, aflønninger end dem, der er i den overenskomst Silkeborg Kommune læner sig op ad på området og det serviceniveau Silkeborg Kommune har på BPA området.
Såfremt den anden part ikke kan indgå en kontrakt på dine (Silkeborg Kommunes) vilkår, må du afsøge andre parter i forhold til at overgive arbejdsgiverrollen.
Der vil som minimum være en frist på løbende måned + 30 dage, inden en aftale om skift til ekstern arbejdsgiver træder i kraft.
Afregningen mellem den anden part og Silkeborg Kommune
Afregningen mellem den anden part (arbejdsgiveren på din BPA-ordning) og Silkeborg Kommune sker direkte, det vil sige det foregår uden om dig.
Overførslen af det månedlige tilskud sker bagud, og er til rådighed for arbejdsgiveren den 3. sidste bankdag i måneden.
Som BPA-hjælper i en § 96 BPA-ordning kræver opgavernes karakter ikke nogen specifik uddannelsesmæssig eller erfaringsmæssig baggrund. Hvilket gør at løngrundlaget for BPA-hjælperne er løntrin 11, og stigende til løntrin 12 efter 3 års anciennitet i henhold til overenskomsten for uuddannet Social- og Sundhedspersonale.
Såfremt du har behov for BPA-hjælpere med særlige kvalifikationer, uddannelse vil det fremgå af din bevilling.

Foreningen eller arbejdsgivervirksomheden skal udarbejde et årsregnskab.
Silkeborg Kommune har en regnskabsskabelon til brug for regnskabsaflæggelsen, hvor der indgår et regnskab for timer og et regnskab på kroner.
Silkeborg Kommune skal have følgende dokumenter sammen med årsregnskabet som dokumentation for tallene i regnskabet, som grundlag for godkendelse af årsregnskaberne (står påført regnskabsskabelonen):
•    Samlet BPA-hjælperliste der indeholder navne og dato for tilgang, afgang gennem året, skal vise hjælpergennemstrømningen (også indeholde BPA-hjælpere der har været ansat hele året).
•    Kopi af BPA-hjælperlønsedler der viser løntrin, anciennitet, udbetalt pension. (Iflg. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c, er der ikke noget til hindrer for at arbejdsgiverfirma eller forening kan udlevere kopi af lønsedler, idet lønsedler alene indeholder almindelige personoplysninger).
•    Samlet oversigt der viser forbruget af AKUT-vikartimer med dato og timer(arbejdstid), timer der er dækket med et arbejdsgiverfirmas, en forenings eget vikarbureau, såfremt der ikke har været BPA-hjælpere i borgers hjælperteam, der kan dække, eller årsagen er for få BPA-hjælpere i teamet til at dække fast plan( skal bruges ifb med opfølgning hos BPA borgeren i forhold til at kunne være arbejdsleder).
•    Samlet oversigt der viser BPA-hjælperes sygdom gennem året med hjælpernavn, datoer og tidsrum(arbejdstid).

•    Samlet oversigt der viser ekstra bevilgede timer (puljetimer, ferietimer m.m.), med dato, tidsrum på hvornår de er leveret.

•    Den anvendte økonomiske udmåling, der ligger til grund for regnskabet.

•    Dokumentation for barsel hos BPA-hjælpere med kopi af lønsedler og dokumentation for refusion (Silkeborg kommuner betaler for fuld løn til BPA-hjælpere i 4 uger før fødsel og 14 uger efter fødsel).

•    Dokumentation for indbetalt ATP, AES, AUD, AFU, FIB bidrag - forskellen i forhold til det udmålte skal afregnes.

•    Dokumentation for indbetalt BPA-hjælperforsikring såfremt Silkeborg Kommune ikke betaler direkte til Forsikringsselskabet.

•    Dokumentation for betalt kursusudgifter (skal være bevilget/godkendt af rådgiver).

•    Arbejdstidsplaner for x antal mdr ind ifb med årsregnskabet (disse måneder meldes ud, når regnskabet er kommet ind).

•    Administrationsbidraget skal afregnes i forhold til udmåling og forbrugte timer, såfremt der bevilges ekstra timer af rådgiver, betaler Silkeborg Kommune administrationsbidrag af disse.
Silkeborg Kommune betaler ingen ekstra ydelser, såfremt de ikke er bevilget af rådgiver.
Regnskabet for det foregående år skal være Silkeborg Kommune i hænde senest d. 1. marts.

Hvis du har overdraget arbejdsgiveransvaret til en anden part, er det den pågældende part, der skal sørge for lønudbetalingen til dine BPA-hjælpere.
Silkeborg Kommune dækker efter regning og dokumentation udgifter til løn under sygdom, barsel herunder graviditetsgener, barnets 1. og 2. sygedag, hvis BPA-hjælperne opfylder betingelserne for lønnen.
Du skal som arbejdsleder i din BPA-ordning være opmærksom på, at Silkeborg Kommune ikke aflønner hjælperne på de nævnte områder ved fravær, såfremt en forening, eller et privat firma har indgået en overenskomst for deres BPA-hjælpere, der foregiver nogle andre krav, betingelser for fuld løn under fraværet.
Det vil altid være Silkeborg Kommunes serviceniveau du kan indgå aftale på, da kommunen ikke er forpligtet på en evt. indgået overenskomst på området af et privat firma eller forening.

Håndtering af dine BPA-hjælperes fravær

Generelle dokumentationskrav og borgergodkendelse ved vikar- og sygdomsfakturering, når du har eksternt arbejdsgiverfirma.
Silkeborg Kommune skal have dokumentation på de løbende udgifter omkring BPA-hjælpernes fravær.
Som arbejdsleder skal du altid godkende den løbende fakturering, inden Silkeborg Kommune betaler fakturaen. Det er vigtigt, at du modtager fakturaer fra forening eller privat virksomhed der er opstillet, specificeret, så du som arbejdsleder, har en reel mulighed for at godkende ”ydelsen”.
Det er præciseret i Socialministeriets skrivelse nr. 9186 af 18. maj 2011, om Kommunernes mulighed for at føre tilsyn med BPA-ordninger, at materialet skal være opstillet så borgeren har mulighed for at forstå/godkende fakturaen.
Derfor skal den løbende fakturering vedrørende fravær blandt dine BPA-hjælpere indeholde:
•    Dato for vagterne
•    Arbejdstider for vagterne
•    Timetallet i alt
•    Navn på den syge BPA-hjælper (den fraværende), og navn på den vikar der dækker vagten
•    Årsag: sygdom, barns sygdom, manglende hjælpere, barsel,G-dage osv.
Barsel
Ved barsel skal der medfølge kopi af vandrejournal, dato for fødsel, og ansættelseskontrakt og lønsedler der viser berettigelse til løn under barsel, og den udbetalte løn under barsel. (det samme er gældende ved adoption). Ved sygdom med graviditetsgener, skal ligeledes medsendes kopi af vandrejournal, lønsedler der viser berettigelse til løn under sygdom.
G-dage
Ved G-dage skal dokumenteres berettigelse til udbetaling af G-dage, og kopi af lønsedler medfølge som dokumentation for udbetalte G-dage.

Faktureringen

Dokumentationen vedr. faktureringen beror på at Silkeborg Kommunes økonomiske styringsprincipper, skal sikre, at betalinger sker på et tilstrækkeligt oplyst grundlag ved at:

1.    Hjælpen eller ydelsen er modtaget

2.    Timerne, kvalitet og pris er kontrolleret og svarer til det aftalte

Punkt 1: Ydelsen er leveret hos dig i forhold til din BPA-ordning, og derfor er det dig der skal godkende, at du har fået hjælpen.

Punkt 2: Om tidspunktet og antallet af timer passer, har hjælpen været i orden i forhold til din BPA-bevilling, og stemmer prisen med bevillingen som du kan godkende.

Silkeborg Kommune betaler fakturaer, når kravene til fakturaopstilling er opfyldt, og dertil hørende dokumentation er medsendt, og fakturaen er godkendt af dig som arbejdsleder.
Som arbejdsleder er det meget vigtigt, at du gennemgår de løbende fakturaer vedr. fravær m.m. grundigt inden du godkender, da det er dig som modtager af BPA-ordningen der er juridisk ansvarlig. Dette juridiske ansvar kan du ikke videregive til den valgte forening eller private arbejdsgivervirksomhed. Derfor er det dig, der er ansvarlig for at en eventuel vikarordning opfylder reglerne, og ikke bliver misbrugt i forhold til overfakturering med hensyn til timer eller kroner.
Konkret betyder det, at hvis der evt. forekommer uoverensstemmelser med BPA-ordningen, kan du blive erstatningsansvarlig over for det økonomiske tab, som kommunen kan få med din BPA-ordning.